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岗位说明书的目的和意义及岗位说明书管理的主要内容包括

2019-2-14 21:02| 发布者: HRxuexi.com| 查看: 142| 评论: 0|原作者: 岗位说明书|来自: 人力资源学习网

摘要: 岗位说明书的目的和意义及岗位说明书管理的主要内容包括什么 岗位说明书的目的和意义有哪些?岗位说明书的主要内容包括什么?本文主要介绍岗位说明书管理的含义,岗位说明书管理对象,岗位说明书管理特点,岗位说明书 ...
岗位说明书的目的和意义及岗位说明书管理的主要内容包括什么

? ? 岗位说明书的目的和意义有哪些?岗位说明书的主要内容包括什么?本文主要介绍岗位说明书管理的含义,岗位说明书管理对象,岗位说明书管理特点,岗位说明书管理原则要求,岗位说明书管理的内容。
一、岗位说明书管理的含义
? ? 岗位说明书管理是对岗位说明书的制定、使用、修订、保存与归档等阶段进行管理,是工作分析职能中的重要环节之一。这些阶段相辅相成,互为衔接与补充,共同构成岗位说明书的管理。工作分析是人力贝博游戏活动中的一项基础性活动。一方面,在这个活动中形成了许多工作过程的原始记录、工作结果、正式文件等数据与资料,妥善管理和保存这些记录对于分析和改进人力贝博游戏水平、增强企业的信息化建设具有重要作用。另一方面,随着企业组织的变化与岗位的调整,也要对岗位说明书的内容进行调整与更新,只有这样,才能保证岗位说明书的时效性,充分发挥其在人力贝博游戏中的基础性作用。因此,对岗位说明书的有关活动进行管理具有重要意义。
二、岗位说明书的目的和意义
? ? 岗位说明书是为企业的各项管理职能提供基础性信息服务,是工作分析的结果之一。对岗位说明书进行管理,一方面,是丰富企业管理资料的手段,有助于发挥岗位说明书的作用;另一方面,推进了企业信息化管理,体现了企业的管理水平。

三、岗位说明书管理的对象
? ? 岗位说明书管理的对象是指岗位说明书制定过程中产生的各类文档。岗位说明书的管理活动就是围绕这些文档的产生、使用等过程而展开的。这些文档主要包括两方面内容。
? ? 1.岗位说明书
岗位说明书包括目前正在使用的岗位说明书版本、历次修改的岗位说明书的版本。
? ? 2.相关资料
岗位说明书制定过程中的有关工作计划、分析数据、历史文件、研究报告、参考资料、组织机构等。具体包括:
? ? (1)岗位说明书制定过程中的工作计划、重要通知、工作总结、领导发言等;
? ? (2)各类会议所形成的会议记录;
? ? (3)调査问卷、分析报告、演示文档、其他相关的岗位说明书等参考资料;
? ? (4)客户资料及处理结果;
? ? (5)相关部门与有关工作人员的名单等;
? ? (6)其他有关的工作资料。
? ? 这些文档可以有多种表现形式。按媒质形式可以分为纸质、电子化、数字化;按表达形式可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频等;按资料来源可以分为来自公司内部的工作文件、来自外部公司与组织的参考文件等。

四、岗位说明书管理的特点
? ? 岗位说明书的管理具有过程性、全面性、动态性等特点,把握这些特点对于认识与规范岗位说明书的管理具有积极的意义。
? ? 1.过程性
? ? 岗位说明书的管理不仅仅关注其中的一个环节,而是围绕着岗位说明书的制定、使用、修订、保管等多个环节而展开的。在企业实践中,很多企业只注重其中某些环节而忽视其他环节,从而造成工作分析不能充分发挥作用。例如,很多企业都认识到工作分析对企业具有重要意义,因此非常注重岗位说明书的开发工作。一旦岗位说明书制定完成,就认为该项工作已经完毕。事实上,“制定”只是岗位说明书管理的一^阶段,而更重要的是“使用”、“修订”等阶段却被忽略了。只有充分把握好岗位说明书管理中的每一工作阶段,做好每一个环节的工作,才能充分发挥岗位说明书的基础性作用,为企业的培训、招聘、考核等提供积极的信息支持。
? ? 2.全面性
? ? 这主要体现在以下三个方面。首先,岗位说明书的管理不仅要求制定岗位说明书,而且要求对岗位说明书应定期进行更新与维护,以使其内容反映岗位的实际变化。其次,岗位说明书的管理要求对岗位说明书产生过程中的工作文件、调査问卷、工作方案等资料进行保存与管理。第三,岗位说明书管理包括多个阶段和多个行为主体,不同的阶段对行为主体的要求也不尽相同。
? ? 3.动态性
? ? 首先,要对岗位说明书进行更新与修订。岗位说明书不是一成不变的,制定完成文档仅仅是岗位说明书管理开始,还要根据企业的组织调整、岗位增减等对岗位说明书进行必要的修订与调整。其次,推进岗位说明书在各项管理中的运用。岗位说明书不能仅仅是写在文件中,更重要的是要在实践中推广和使用。采取积极有效的措施,在新员工培训、招聘条件的确定、绩效指标的选择等管理活动中使用岗位说明书,形成工作分析与其他管理职能的良性互动,充分发挥岗位说明书在管理中的基础性作用。

五、岗位说明书管理的原则要求
? ? 1.管理的规范性
? ? 这一原则要求做到两个方面。一是指对文件的分类、记录、存档等环节制定相关的规范并制度化。岗位说明书的制定过程中产生了不同类型的文件,这体现了岗位说明书的产生与发展过程。相关工作人员在收集整理时,可能只是简单地进行收集与保存,未必会形成一个规范化的操作方式,这样的结果只能形成资料的简单堆砌。因此,有必要制定并完善有关管理制度,这既有利于岗位说明书的管理,也体现了人力贝博游戏部门的专业性。二是要对岗位说明书的维护周期、责任主体、维护内容等进行规范。
? ? 2.信息的完整性
? ? 岗位说明书涉及了工作性质、工作任务、工作职责、工作环境、工作关系、任职要求等信息,应该通过岗位说明书的制定、使用、修订等过程,不断充实岗位说明书的相关信息,使得岗位说明书真正成为工作信息的载体。
? ? 3.更新的及时性
? ? 任何信息的价值都有其时间性,岗位说明书中的信息也是如此。许多公司的岗位说明书在实践中的效果往往不尽如人意,其中一个重要的原因就是信息更新不及时,不能满足企业管理需要。这一原则一是要求及时记录有关信息。对组织变化、职能调整、岗位增减等带来的工作描述与任职资格的变动,及时进行修订与更新。二是要求及时传递和报告相关信息。一方面,当工作职责、工作关系、任职要求等内容发生变化后,要迅速做出反应,积极应对;另一方面,在每一次变更信息后,要通过文件、会议、电子邮件、电子布告栏等多种形式,尽快将新的岗位说明书传递给有关的职能部门、管理人员与岗位任职者。
? ? 4.信息来源多样性
? ? 第一,获取反馈信息的来源要多样性。既要发挥人力资源部的专业性,也要注重职能部门、职能经理与相关岗位员工的反馈与建议。第二,数据资料的来源多样化。在整理有关资料时,既可以包括自公司内部的工作文件,也可以包括来自外部公司与组织的参考文件等。

六、岗位说明书管理的主要内容包括什么
? ? 岗位说明书的管理包括岗位说明书的制定、岗位说明书的使用、岗位说明书的修订与更新、岗位说明书的保存与归档等内容。
? ? 1.岗位说明书的制定
? ? 岗位说明书的制定应该由人力资源部负责组织实施。工作分析作为人力贝博游戏活动的一项基本活动,对操作人员的专业知识、方法使用等具有较高的要求,应该由专业人员从整体上进行把握和操作。人力资源部负责公司的人力贝博游戏活动,拥有专业人员和技术,应该担负起岗位说明书制定的组织工作。
? ? 在制定岗位说明书的过程中,应该吸纳一线经理或者部门的主管参加。首先,一线主管最了解他的下属,比人事经理更清楚他们部门的职责。第二,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书会发生变化。一线经理或者部门的主管比人事经理最先了解这些状况,并且知道哪些内容发生了变化。吸收这些人员参加,一方面可以了解掌握最新信息,给予及时的修正和补充;另一方面也可以增强管理者参加此项工作的责任感。
? ? 2.岗位说明书的使用
? ? 岗位说明书编制完成后,如果仅仅是存放在文件中、保存在档案中、张贴在墙壁上,那就失去了工作分析这项工作的意义。只有切实运用于人力贝博游戏的实践活动中,才能真正发挥工作分析的作用,促进企业人力贝博游戏水平的提高。
? ? 岗位说明书的使用主体包括该项工作岗位的员工、其他岗位的员工、部门的管理者、人力资源部等。
? ? (1)该项工作岗位的员工。
? ? 因为岗位说明书描述了岗位的工作识别信息、工作职责、绩效标准、工作环境、工作关系、任职资格等内容,使用岗位说明书,可以发挥四个方面的作用。第一,有助于员工了解岗位的工作职责、工作环境、工作关系等信息,明确本岗位的工作职责与业务流程,为日常的工作中提供一个参照依据。第二,有助于员工明晰岗位的绩效标准,为进一步改进绩效提供科学的依据。第三,有助于员工明确从事该项工作的要求与条件,并与自身所具备的知识技能等情况进行对照分析,发现差距,为今后的改进与学习提供明确的要求。第四,有助于员工了解较高一级工作岗位的要求,激励其通过学习与培训形成较高的工作技能。
? ? (2)其他岗位的员工。
? ? 通过岗位说明书的使用,可以达到以下作用:第一,了解其他岗位的工作信息、本岗位与相关岗位的工作关系、岗位之间的业务逻辑关系,明确哪些工作岗位与自己的岗位具有直接业务关系、哪些工作岗位与自己的岗位具有间接的业务关系等。第二,有助于员工了解相关岗位的工作要求。
? ? (3)部门的管理者。
? ? 这些管理者包括该岗位的上级主管、部门负责人、公司管理者等。一般来说,每个岗位都有自己较为明确的上级主管。上级主管负责对相关的岗位的工作与人员进行管理。岗位说明书具有以下三个作用:第一,有助于主管全面准确地了解岗位的工作职责与绩效标准等,并可以根据这些内容给予下属必要的指导与帮助;第二,有助于主管了解本部门中岗位与岗位之间的业务流程关系,帮助员工明确工作职责范围;第三,有助于减少职责不清所带来的推诿扯皮现象,提高工作效率。
? ? (4)人力资源部。
? ? 人力资源部在企业的招聘、培训、绩效考核等工作中发挥着重要作用。这些信息的重要来源就是岗位说明书。
? ? 3.岗位说明书的修订与更新
? ? 岗位说明书的修订与更新是指运用一定的方法对组织中原有岗位说明书中的信息进行的修改并更新的活动。岗位岗位说明书的编写完成后并不意味着该项工作的终止。在社会经济活动中,企业组织系统内经常会出现职位增加、撤销的情况,更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工作信息的变动。因此,有必要把这些变动及时进行记录,并迅速反映到岗位岗位说明书的调整之中。
? ? 岗位说明书的修订与更新可以按照以下步骤进行。
? ? (1)一般由岗位所在部门的负责人填写岗位说明书修改表,向人力资源部提出申请。此外,当人力资源部认为有必要对岗位说明书进行修订时,也可以在与有关部门协商的基础上,经人力资源部负责人批准后开展此项工作。
? ? (2)由人力资源部门组织相关人员负责进行信息收集,并对岗位说明书做出相应的修改,编写出新的岗位说明书。
? ? (3)将新编写的岗位说明书与管理者和员工进行沟通,并根据有关建议和意见,对岗位说明书进行进一步修订。
? ? (4)经过修订的岗位说明书经人力资源部与有关负责人的审批后正式生效。
? ? (5)及时告知有关部门、管理人员与任职者,并将有关文件存档。
? ? 4.岗位说明书的保存与归档
? ? 岗位说明书的保存和归档是岗位说明书管理中的重要内容之一。通过这个环节,一方面可以为企业的人力贝博游戏活动提供基础性信息服务;另一方面有利于资源得到充分开发和利用,提高企业管理效率。
? ? 一般来说,岗位说明书的保存和存档应由人力资源部门负责。在岗位说明书的制定过程中,人力资源部门是岗位说明书制定和实施的主要管理部门,往往肩负着组织、参与、协调、制定等多项职责。作为工作分析这项管理活动的重要结果,统一归档管理岗位说明书是人力资源部门的应尽之责。其他职能部门、业务部门和员工也有责任和义务为人力资源部履行该项职责提供积极、有益、及时的帮助和支持。例如,提供岗位说明书制定过程中的岗位调查表、岗位技能要求、工作内容等资料。
? ? 岗位说明书的相关资料应该按照一定的规则进行归档。这样可以使文件管理规范化,便于查询。以下是一些可以参考的要求:第一,建立归档的统一格式,并按照要求顺序排序。例如,资料与文件可以按照部门、岗位、时间、负责人等内容,分门别类地进行整理归档。第二,保证资料与文件的完整性,凡是与本次工作分析有关的文字、图片、演示文稿、调查问卷等均要收集齐全。第三,制定编目内容。包括编页号、填制文件目录、填写文件列表、填制封面等。第四,使用语言、符号要标准化、文字简明、宇迹清楚。第五,要坚持及时归档的原则。工作过程中要注意收集有关资料,岗位说明书制定完成后及时把有关文件与资料立卷归档。
? ? 以上介绍的是岗位说明书管理的含义,岗位说明书管理的目的和意义,岗位说明书管理的两种对象,岗位说明书管理的三个特点,岗位说明书管理的四个原则要求及岗位说明书管理的四项主要内容。

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