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工作分析的实施阶段和结果形成阶段解读

2019-2-12 06:33| 发布者: HRxuexi.com| 查看: 52| 评论: 0|原作者: 工作分析|来自: 人力资源学习网

摘要: 工作分析的实施阶段和结果形成阶段解读第一部分:工作分析的实施阶段 工作分析的实施阶段主要包括与岗位任职者进行沟通、收集整理相关信息、信息的审核与确认等。一、与岗位任职者进行沟通 与任职者进行沟通是实施 ...
工作分析的实施阶段和结果形成阶段解读

第一部分:工作分析的实施阶段
? ? 工作分析的实施阶段主要包括与岗位任职者进行沟通、收集整理相关信息、信息的审核与确认等。
一、与岗位任职者进行沟通
? ? 与任职者进行沟通是实施工作分析前的一个重要环节。岗位任职者熟悉岗位的工作情况,是该岗位职责的执行主体。能否获取真实、可靠的信息在很大程度上取决于岗位任职者的信任与配合程度。因此,在正式开始前,需要与任职者进行沟通,建立信任关系,创造一个良好的工作氛围。有效的沟通就像润滑剂,有助于工作分析人员与任职者之问建立良好的合作关系。
? ? 1.沟通导入
? ? 工作分析人员与任职者通过介绍相互认识,彼此熟悉,以创造一个有利于谈判的良好气氛。
? ? 2.沟通交流
? ? 工作分析人员简要介绍这次工作分析的目的、使用的方法、注意事项、工作时间、操作程序等,并解答任职者的问题。通过问题解答、说明与交流,消除其顾虑,建立信任关系。
二、收集整理相关信息
? ? 按照有关的程序和方法,由工作分析人员将各类原始信息进行收集与整理,这是信息的初次加工阶段,是工作分析各类信息的形成阶段。具体包括信息收集、信息整理与汇总、信息加工、信息审核、信息录入等过程。
? ? 不同的工作分析方法对于收集整理的过程有不同的操作方法和要求,要根据具体的方法灵活安排信息。例如,采用访谈法的过程中,可能会采用一些符号、简写、数字等方法,以便于当时的及时记录。因此,访谈结束后,应立即进行补充和完善,将符号、简写等速记方式转化为可以阅读和使用的文字与图形说明,从而形成一份详细、完整的访谈记录。
? ? 收集整理信息的过程中要把握两个原则:及时性原则和准确性原则。
? ? 1.及时性原则
? ? 及时就是通过多种手段将实施过程中得到的相关信息及时记录。这里包括两个方面。一方面,要及时地发现和收集信息。例如在实施过程中,访谈过程中的信息内容较多,有时无法判断哪些信息是准确有效的,必须最迅速、最敏捷地反映出工作的进程和动态,并适时地记录下已发生的情况和问题。因此,可以采取录音、录像、拍照等工具协助进行记录。另一方面要及时录入信息。将相关信息及时录入计算机,为信息分析提供基础性数据。
? ? 2.准确性原则
? ? 收集整理的信息不仅要求及时,而且必须准确而不能是模棱两可的。只有准确的信息,才能为岗位说明书的形成提供科学的信息支持。失真以至错误的信息,不但不能对工作分析起到指导作用,相反还会导致工作分析结果出现偏差。
? ? 为保证信息准确,首先要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出准确的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的时候必须坚持实事求是的态度,克服主观随意性,对原始材料认真加以核实,使其能够准确反映实际情况。其次是保持信息的统一性。在加工整理信息时,要注意信息的统一,做到计量单位相同、描述语言规范,以免在信息使用时造成混乱现象。
三、信息的确认
? ? 将整理好的信息,发给任职者或者其上级主管进行确认,并了解是否准确、详细地说明了岗位的相关情况。信息确认的内容主要包括信息是否完整、信息是否准确、信息描述是否符合从业规范、信息是否容易理解等。在收到有关反馈意见和建议后,进一步修改、补充和完善信息。
? ? 确认信息要注意以下一些事项。第一,确认信息要设定期限。一方面,可以防止无限期拖延确认任务;另一方面,可以防止已经收集到的信息失效,失去了工作分析的意义。
第二,专人负责收集确认信息。由专人对整个所有确认的信息资料进行汇总,形成一份关于本次任务的详细的工作信息文件。第三,妥善保管相关的确认信息等文件。这些文件的格式包括纸质文件、电子文件等类型。

第二部分:工作分析的结果形成阶段
? ? 工作分析结果形成阶段主要是通过信息分析、描述与编制、审核与批准等行为形成岗位工作说明书。
一、信息分析
? ? 这是工作分析的核心阶段。这个阶段的任务是将收集到的信息进行分析与研究,明确工作分析的以下内容。
? ? 1.工作名称分析
? ? 工作名称是对本岗位工作任务所做的概括,包括职务、职称、等级、工种等项目。该岗位的名称是什么,是否反映了该岗位在组织中的地位与作用等。
? ? 2.工作职责分析
? ? 工作职责是指为了达到某一特定目的而进行的多项活动的综合,不仅包括对本工作任务范围的分析,还包括对工作责任大小、重要程度的分析。
? ? 3.劳动条件和环境的分析
? ? 主要包括以下因素:工作环境有无噪声污染,温度、湿度和空气的含尘量如何,以及工作环境有无危险等。对上述因素的定性和定量分析应结合国家各行业主管部门公布的有关标准进行。
? ? 4.工作关系分析
? ? 本岗位的工作与哪些工作岗位发生业务关系、业务关系的内容是什么、本岗位的汇报对象、本岗位的监督对象等。
? ? 5.任职条件分析
? ? 从事本岗位需要具备什么条件,即对任职者资格要求,这些要求包括文化程度、业务知识、外语水平、工作经验、身体要求、心理素质等。
二、描述与编制
? ? 根据对收集整理的信息的分析,可以获取本岗位的工作名称、工作职责、工作关系、任职条件等信息。然后,按照工作分析的专业规范与要求将这些信息分别归类,填入设计好的标准格式,形成职位说明书。这个书面文件是工作分析的重要结果(如下表所示)。
表 人事经理岗位说明书

三、审核与批准
? ? 为确保工作描述和工作规范的正确、清楚、易理解,编写完成的工作说明书由管理者和员工检査一遍,有助于获得对职务分析结果的认可和接受,并根据有关建议和意见,对岗位说明书进行修订。
? ? 修订后的岗位说明书,按照一定的程序,经过负责人的批准后,正式公布执行。可以通过公告板、文件、会议等多种形式公布相关信息,方便各部门与员工从多个渠道了解岗位说明书的有关内容。

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